E-Mails schreiben: Diese 3 Fehler kosten Dich Zeit und Geld

Du liebst Hand Lettering, Kalligraphie oder bist freischaffender Künstler? Sobald Du darüber nachdenkst, Deine Werke online zu verkaufen, fällt Dir auf, wie viel Zeit Du mit dem Thema E-Mail Schreiben verbringst. Ganz unfreiwillig bist Du mit Deinem Onlinebusiness dazu gezwungen, unzählige Kundenanfragen zu beantworten oder Angebote rauszusenden. Da ist jeder hilfreiche Tipp willkommen, oder?

Zu Beginn meiner Selbstständigkeit als Kalligraphin habe ich viele Fehler gemacht. Der Onlineshop, Produkte, die neue Website, aktuelle Aufträge – alles hatte mehr Priorität, als effektiv E-Mails zu schreiben oder mich um Abläufe, Muster, Vorlagen und Routinen zu kümmern, … und weißt Du was? Das hat mich bares Geld gekostet und ich verschwendete wertvolle Zeit, die ich als Selbstständige hätte wesentlich besser einsetzen können.

Selbst ein Schläfchen am Mittag wäre besser investiert gewesen, als unnötige Arbeit. Aus diesem Grund möchte ich Dir meine 3 größten Fehler nennen, die Du Dir von Anfang an ersparen kannst!

Fehler Nummer 1: Wenig Kundenfragen/ Preise auf der Website beantworten

Irgendwie sind doch alle Künstler gleich. Wir lieben unser Handwerk sehr und fürchten uns aber gleichzeitig davor, konkrete Preise zu nennen oder Preislisten offenzulegen. Als wäre es eine Schande, der Kunst einen Wert zuzusprechen. Wir wollen am liebsten unsere Preise hinter verschlossenen Türen kommunizieren und haben Angst davor, dass die Konkurrenz uns ausspionieren könnten. Wir befürchten, dass jemand über die niedrigen Preise lachen könnte oder entsetzt ist über die hohen Kosten. Wir fürchten uns vor Kollegen, die uns dadurch unterbieten könnten oder vor Kunden, die in unseren Köpfen für immer abgeschreckt werden. (Mach Dich lieber gleich von dem Gedanken frei, dass alle Kunden die richtigen Kunden für Dich sind!)

Du willst meine ehrliche Meinung wissen? Nonsense. Absolut verschwendete Sorgen. Ja, Kollegen werden schauen, sie werden Dich unterbieten und Kunden werden abgeschreckt. Alle Befürchtungen sind nicht an den Haaren herbeigezogen, aber es ändert nichts an der Tatsache, dass Du Deine Preise bestimmen darfst und Du Dich nicht dafür rechtfertigen musst.

Auskünfte zu Deinen Produkten oder Dienstleistungen sorgen dafür, dass weniger E-Mails geschrieben werden müssen und Dein Kunde bestens informiert ist. Du musst Dich nicht im direkten Kontakt für Kosten rechtfertigen und kannst selbstsicherer auftreten. Ein großer Vorteil!

Einige Kunden sind womöglich abgeschreckt, aber deswegen verlierst Du sie nicht zwingend. Bei mir sind z.B. nach Jahren Kunden zurückgekehrt mit der Nachricht: “Jetzt bin ich bereit, ich habe für das Logo gespart und möchte gerne mit Dir zusammenarbeiten!”

Auch musst Du überhaupt damit aufhören, Deine Preisgestaltung mit anderen zu vergleichen. Als  meine Kunst noch mehr ein Hobby war, habe ich natürlich weniger verlangt als jetzt, wo ich Rente, Steuern und Nebenkosten mit den Preisen abdecken muss. Jeder Selbstständige muss anders kalkulieren. Womöglich hat jemand Angestellte, ein Büro in der Münchner Innenstadt oder wohnt kostengünstig im Haus der Eltern. All dies fließt in die Preisgestaltung ein und Du kannst nicht einfach andere Preise auf Dich übertragen. Du bist Du.

Ich persönlich finde es abschreckend, wenn ich auf einer Website keine Preise erkennen kann oder nichteinmal erahnen kann, in welche Richtung es preislich geht. Falls Du viele individuelle Designs anbietest, würde ich darüber nachdenken, einen Startpreis offenzulegen, damit unnötige Anfragen ausgefiltert werden.

Sammle zu Beginn Deiner Selbstständigkeit die häufigsten Fragen Deiner Kunden und lege sie so schnell wir möglich offen in den FAQ oder direkt auf den relevanten Homepageseiten. Auch kannst Du die Soziale Medien nutzen, um häufige Fragen anzusprechen.

Auf einen Schlag bekommst Du weniger unnötige Mails, schaffst mehr Vertrauen und fokussierst Deinen idealen Kunden, der gerne mit Dir zusammenarbeiten will, weil Du die richtige Person für ihn bist.

Fehler Nummer 2: Keine Vorlagen verwenden

Dieser Fehler kostet Dich viel Geld und Unmengen an Nerven! Geld, weil Du in der Zeit konkrete Aufträge realisieren könntest. Geld, weil Du Produkte entwickeln könntest und das E-Mail-Schreiben keinen direkten Gewinn erwirtschaftet (Kalkuliere die Verwaltungszeit von Aufträgen unbedingt in Deine Preise mit ein!).

Je schneller und effizienter Du mit den Mails bist, desto eher verdienst Du in Deinem Geschäft Geld. 

Vielleicht schrecken Dich Vorlagen ab, weil Du denkst, dass der Kunde das bemerkt? Dass es zu unpersönlich wäre oder nicht möglich bei den komplizierten Einzelanfragen?

Wenn jemand komplizierte Fälle behandelt, dann ich! Fast jede Anfrage ist anders. Die Lösung: Viele Vorlagen schreiben, Vorlagen für Hochzeitspaare, Vorlagen für Logokunden, Vorlagen für die Organisation von Kursen etc.

Am Ende geht es immer darum, Deine Kunden über Prozesse und Abläufe zu informieren. Das ist in den meisten Fällen ähnlich.

Außerdem personalisiere ich Vorlagen und schreibe immer auch ein paar persönliche Zeilen dazu. Keiner meiner Kunden hat sich je beschwert, dass die Mails zu unpersönlich wären, im Gegenteil! Meine Vorlagen sind ganz in meiner eigenen „Sprache“ verfasst und häufig erreicht mich die Nachricht, dass Kunden gerne mit mir schreiben, weil sie so ein wertschätzendes Gefühl erhalten!

Nimm Dir einmal die Zeit und verfasse ausführliche Vorlagen, die übertragbar sind. Du wirst diesen Tipp lieben!

Fehler Nummer 3: E-Mails zu Beginn des Tages beantworten

Diesen Fehler habe ich am längsten begangen und ihn bitter bereut, denn wenn man erst einmal am Tag mit E-Mails anfängt, dann hört das nicht mehr auf. Ähnlich wie beim Tennis, gehen die Mails hin und her. Ohne Unterlass. Wenn ich wollte, könnte ich den ganzen Tag vor dem Postfach sitzen und E-Mails schreiben. So viele Nachrichten erreichen mich täglich.

Und es ist so frustrierend. Am Ende des Tages fragst Du Dich “Was habe ich eigentlich gemacht? Wann in aller Welt soll ich die Designs machen oder Päckchen packen?”

Ganz einfach. Zu Beginn des Tages. Setze Dir ein Ziel, bevor Du den Rechner anmachst und kümmere Dich als erste Aufgabe um dieses Ziel. Du lebst von Deinem Content, von Produkten, von Designs und diese sollten immer Priorität haben.

Zudem brauchst Du für E-Mails weniger einen frischen und ausgeruhten Kopf. Diese wertvolle Kraft sollte in Deine kreative Arbeit fließen und nicht in Verwaltungsaufgaben.

Ich garantiere Dir: Diese 3 einfachen Punkte können Dein Business effektiver machen und Dich entspannen lassen. Und wenn es Dir besser geht, wird Dein ganzes Geschäft dadurch aufblühen!

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Bilder Credits: Kitty Fried